仕事をしていると必ず必要になってくる作業がいくつかありますよね。
その中でも特に多いのが、コピーや印刷、FAXだと思います。大量の資料を作成したり、資料を送受信することはどこの企業でもやっている作業です。
こういった作業を可能にしてくれているのが「複合機」です。または「コピー機」とも言い、皆さんがよく聞くのは「コピー機」の方だと思います。
正しくは「多機能周辺装置」と言います。
今回はそんな複合機について、業務効率をよくすることができる便利機能を皆さんにご紹介いたします。
現在使っている複合機にない機能で効率的になりそうだなと思った場合は買い替えを検討してもいいかもしれませんね。
1.複合機の仕事を効率的にする機能
①集約プリント
この機能は複数あるページデータを1枚の用紙に集約する機能です。
例えば、A4用紙40ページの資料があるとします。このままだと40枚の資料を持ち運ばないといけないですよね。
ただこの「集約プリント」を使えば、データを縮小して1枚に4枚分のデータをのせたり8枚分のデータをのせて資料自体の枚数を減らすことができるのです。
これで大量にあった資料もすっきりして見やすくなると思います。さらに資料の枚数が少なくなれば保管するときもかさばらないので便利です。
ちなみにメーカーによっては「N-Up印刷」「2in1印刷」とも呼ばれ、ほかにもいろいろな呼び方があります。
②ステイプルソート
10ページの資料を100部作らないといけない場合、1部ずつホッチキスで止めていくのはすごく大変ですよね。
この機能を使えばコピー機が印刷した用紙を10ページずつに分けて、さらにホッチキスでとめるまでを一貫して行ってくれます。
利用者はボタンを押すだけで資料が完成するのです。
コピー機にこの機能があれば大幅に業務効率が上がりますね。
③２色刷り機能
この機能は文字通り2色で印刷する機能です。
カラーコピーと違って使用するカラーが2色なのでインクやトナーも節約でき、色数は抑えつつ目立たせたいところははっきりと目立たせた印刷ができます。
④ペーパーレスFAX
たくさんのFAXを送らないといけないときに宛先を手書きして送っていませんか？この手順を毎回踏むことはかなり非効率的です。
その問題を解消するために最近の複合機はPC上からFAX送信ができる機能が搭載されており、送り先をまとめておけば一度に大量にFAXをこなすことも可能です。
⑤メール送信FAX
会社の営業が外出しているときに書面できた情報を共有するのは手間がかかりますよね。
その時にこの「メール送信FAX」機能を使えば、書面の情報をスキャンしてそのままネットでFAX送信してくれます。
➅１セット２コピー
本をコピーするときにA3サイズで横長にコピーされていませんか？「1セット2コピー」の機能を使えば複合機が自動的に本の見開きの真ん中で区切ってくれます。
見開きでコピーしてもきれいに2ページにしてくれるので便利です。
⑦クラウド連携スキャン
資料や書類をスキャンしたときにそのままクラウドに保存して共有したいと思ったことはありませんか？
「クラウド連携スキャン」を使えばスキャンしたデータをGoogleDriveなどのクラウドストレージに自動でアップロードが可能です。
複合機の操作でどこのストレージに保存するのかも自由に選択が可能です。
ファイルの保存や管理における時間を節約でき、作業効率もあがります。
⑧e-文書法対応スタンプ
紙の文書を電子化したときにデータの改ざんをされていないかを確認する「タイムスタンプ」を印刷できる機能です。
e-文書法の要件に応じた電子文書をかんたんに作ることができます。
2.まとめ
ここ最近の複合機には仕事の効率を上げる機能がたくさん増えています。
コピーとスキャンしか使っていないのはかなりもったいないので、ぜひ活用してみてくださいね。
近年では会社でのコスト削減のために紙の節約や基本ペーパーレスを推奨したり、よく使うPCや身の回りのツールは新しいものを取り入れたりしている企業も多くなってきています。
そちらにあわせて複合機もPCなどと連携できるものに変えるといいでしょう。
すべての業務が効率的にできれば全体的なコスト削減にもつながるはずです。