印刷コストはどれくらい?削減する2つのポイント!

印刷コストを削減する2つのポイント

オフィスで複合機(コピー機)を導入すれば、印刷コストはもちろん必要になります。
印刷コストとは、単純に複合機(コピー機)でコピー・印刷するときに必要なコスト。

複合機(コピー機)の印刷コストはどれくらい?

まず、複合機(コピー機)は高額。
通常、初期投資の負担軽減のためリース契約が結ばれ、それと同時に保守契約、一般的に「カウンター保守」も契約を締結します。

カウンター保守では、カラー、モノクロ、モノカラーごとに1枚単価を設定して、毎月の使用枚数によってカウンター料金が請求されます。

つまり、複合機(コピー機)の利用にあたっては「印刷コスト=カウンター料金」となるわけです。

そこで今回は、複合機(コピー機)の印刷コストの仕組みと、その印刷コストを削減するポイントをご紹介いたします。

▶︎目次

1.複合機(コピー機)の印刷コストの仕組み

複合機(コピー機)を導入するとき、まず「こんなに高いの!」と感じるはず。
標準的な25枚/1分程度の性能の機種でも100万円~150万円と、分割購入するにもかなりの出費になります。

そこで、複合機(コピー機)の導入では、一般的にリースが利用されます。
また、新品複合機(コピー機)でリース契約を結ぶとき、合わせて保守契約を結ぶのが必須となり、多くは「カウンター保守」という保守契約を結びます。

複合機(コピー機)の印刷コストの仕組み

カウンター保守とは?1枚あたりの単価相場

まず、カウンター保守とは、印刷枚数によって課金される保守契約の一つ。
その仕組みは、カウンター保守を契約する際、まずモノクロとカラー、場合によってはモノカラー(2色刷り)、それぞれの1枚単価を設定します。

そして、複合機(コピー機)導入後は本体内蔵のカウンターが、それぞれのコピー・印刷枚数をカウントし、毎月の使用枚数と1枚単価に基づいてもカウンター料金が請求される仕組みになっています。

カウンター料金の基となる1枚当たりの単価は、契約を結ぶ販売店もしくは保守会社で異なり、概ね

  • カラー:15円~25円/1枚
  • モノクロ:2円~3円/1枚
  • モノカラー(2色刷り):6円~8円/1枚

この程度が相場の目安になります。
そのため、複合機(コピー機)の印刷コストは、カウンター料金の1枚単価と毎月の使用枚数によって決まります。

この毎月のカウンター料金の支払うことで、

  • 定期メンテナンス
  • 故障したときの修理対応
  • 交換が必要な部品
  • トナーやその他消耗品の交換

といった保守サービスが無償で受けられます。

つまり、毎月のカウンター料金を支払えば、それ以外の費用は発生しないことになるのです。
ただし、コピー用紙の購入費は別になるので、正確にはカウンター料金と用紙購入費が印刷コストになります。

2.印刷コストを削減する2つのポイント

次に、印刷コストの削減はどのオフィスでも取り組んでいるのではないでしょうか。

印刷コストを削減する2つのポイント

印刷コストを削減するためには、カウンター料金に影響がある「1枚単価」と「毎月の印刷・コピー枚数」を減らせるかがポイント。

まず、契約時に取決める1枚単価を価格交渉で1円でも安く設定できれば、それだけで毎月の印刷コストの削減に繋がります。
ただし、カウンター料金には保守に関わる費用や、各種保険代、税金などが含まれるため、契約する販売業者や保守会社で対応が異なります。

複合機のコピー・印刷枚数を減らすコツ

そこで、ユーザーの工夫次第で減らせるのがコピー・印刷の枚数。
毎月の印刷コストは、使用するコピー・印刷の枚数によって変動し、使用枚数を減らすことで当然カウンター料金を安く抑えることができます。

では、複合機(コピー機)のカウンター料金を減らすためのコツを2つご紹介いたします。

コツ➀ カラーは出来るだけ使わない

前項でご紹介した通り、カラーの1枚単価は15円~25円と高いですよね。
そのため、カラーコピーや印刷を極力しないようにすれば、毎月のカウンター料金はおのずと安く抑えられます。

オフィスで頻繁に行う会議の資料や日々の業務の中で、カラーの資料でもモノクロで対応できるものはモノクロコピーにするなど、業務に支障がでない範囲でカラーを使わない工夫が必要です。

コツ➁ 迷惑FAXは印刷しない

複合機(コピー機)にはFAX機能が搭載され、日常的にFAXの送受信が行われます。

そのFAXの送受信で問題なのが、受信では広告や勧誘などのいわゆる「迷惑FAX」。
迷惑FAXの印刷もカウントされます。

送信でもコピーや印刷が必要なものは、その都度コピー・印刷していては紙の無駄。

そこで、複合機(コピー機)に備わっている以下の2つの機能を利用することで、FAX送受信の無駄が省けるのです。

見てから印刷

受信したFAX内容を複合機(コピー機)の操作パネルで確認して、必要なものだけ印刷できる機能。
複数件FAX受信したときも、すべての受信内容が確認でき、必要ないものは簡単に削除できます。

PC-FAX

パソコンから送りたいデータをネットワーク経由で複合機(コピー機)に送れば、自動でFAX送信してくれるFAX機能。
用紙に印刷しなくてもFAXが可能で使い方も簡単。

印刷するときの要領で、プリンタードライバーを複合機のドライバーに切り替えるだけなので誰でも簡単に利用できます。

以上の2つの機能を利用することで、FAX送受信に関わる無駄が省け、結果としてカウンター料金の削減にも繋がるのです。

3.まとめ

複合機(コピー機)の導入で必要になるのが印刷コスト。
その印刷コストは、導入時に契約したカウンター保守に関わるカウンター料金が影響してきます。

カウンター料金は、1枚単価と毎月のコピー・印刷枚数によって決まり、どのオフィスでも削減するために工夫しているでしょう。
1枚単価は交渉次第ですが、使用枚数は工夫すれば減らせますよね。

今回は2つのコツをご紹介しましたが、中でもカラーコピー・印刷を減らすのが大きなポイント。1枚単価は高く設定されるので、臨機応変にカラーを使わない工夫をしていきましょう。

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